S.A. - Convocation et tenue de l’assemblée générale
Les formalités de convocation sont prévues par les articles 532 et suivants du Code des sociétés.
En substance, pour les SA privées, l’assemblée générale annuelle doit être convoquée par le conseil d’administration, pour la date prévue dans les statuts. Le conseil doit également convoquer une assemblée générale si un ou des actionnaires représentant seul ou ensemble 1/5ème du capital de la société en font la demande.
Elle peut être également convoquée par les commissaires aux comptes, s’il y en a.
Les convocations doivent être envoyés et reçues 15 jours avant l’assemblée, par publication au Moniteur belge et par courrier (ou par un autre moyen de communication si accord exprès des destinataires individuellement ou si cet autre moyen est prévu par les statuts) à tous les détenteurs de titres, aux administrateurs et aux commissaires (seulement quand l’assemblée est amenée à délibéré sur base d’un rapport rédigé par ces derniers). Elles doivent contenir la date et l’heure de l’assemblée générale et l’ordre du jour avec l’indication des sujets qui seront à traiter lors de celle-ci.
Les convocations doivent en outre contenir une copie des comptes annuels (et le cas échéant des comptes consolidés), du rapport de gestion et du rapport des commissaires (s’il y en a), la liste des actionnaires qui n’ont pas libéré totalement leurs actions (avec indication du nombre d’actions et de leur domicile), la liste des fonds publics, des actions, obligations et autres titres de sociétés qui composent leur portefeuille).
Aucune convocation n’est nécessaire si toutes les personnes qui sont censées être convoquées marquent leur accord pour se réunir sans convocation. Il sera préférable de faire acter cet accord unanime dans le procès verbal de l’assemblée générale.
Les statuts déterminent les formalités à remplir pour être admis à l’assemblée générale.
En principe, l’assemblée générale doit être tenue réellement, physiquement.
Cependant, il est à présent admis que l’assemblée générale puisse se tenir par écrit, à condition d’obtenir l’accord unanime de tous les actionnaires et que le principe de la délibération entre les actionnaires soit respecté (c’est-à-dire que les intervenants doivent pouvoir échanger leurs points de vues librement et facilement avant d’adopter la décision). Cette nouvelle méthode permet de tenir facilement et sans trop de formalités des assemblées générales dans les groupes de sociétés, où les délibérations et la prise de décision entre les (peu nombreux) actionnaires des filiales ne nécessitent pas ou peu de débats, compte tenu de la structure intégrée du groupe.
Il est également possible de prévoir que les actionnaires puissent participer à l’assemblée générale grâce à des moyens de télécommunication. Les statuts doivent le prévoir et indiquer quels moyens de télécommunication et quelles modalités sont à respecter, notamment pour la convocation à l’assemblée générale : la convocation doit contenir une description claire des procédures statutaires ou établies en vertu des statuts relatives à la participation à distance. Ces procédures doivent être accessibles pour tous sur le site internet de la société. L’identité et la qualité de l’actionnaire doivent pouvoir être contrôlées. Il doit pouvoir participer en temps réel aux délibérations, poser des questions et voter.
Avant la tenue de l’assemblée générale, un « bureau » doit être composé. A défaut de précision quant à la nomination et à la composition de ce bureau dans les statuts, les règles ordinaires des assemblées délibérantes s’appliquent. Le bureau doit être composé d’un président, d’un secrétaire et de deux scrutateurs.
Le bureau doit vérifier que l’assemblée a été valablement constituée. Une liste des présences à l’assemblée doit être donc tenue afin de pouvoir vérifier que les conditions de quorums pour l’adoption des différentes décisions ont été bien respectées.
Les porteurs d’obligations ou titulaires de droits de souscription ou de certificats peuvent assister aux assemblées générales des actionnaires mais n’ont qu’une voix consultative.
Le président lit l’ordre du jour et mène l’assemblée générale de point en point de cet ordre du jour.
Le conseil d’administration expose son rapport de gestion (sauf pour les petites sociétés pour lesquelles ce n’est pas nécessaire) et répond aux questions qui sont posées par les actionnaires ou autres porteurs de titres concernant cette gestion. Il peut éventuellement refuser de répondre à certaines questions dans la mesure où l’information serait de nature à porter gravement atteinte à la société, aux actionnaires ou au personnel de la société.
Le(s) commissaire(s), s’il y en a et s’il a fait un rapport, expose le contenu de celui-ci et répond aux questions posées par les actionnaires ou autres porteurs de titres.
Ce n’est qu’après les votes sur l’approbation des comptes annuels que les décharges peuvent être données aux administrateurs et aux commissaires (v. chapitre sur les compétences de l’AG annuelle). Cette décharge n’est valable que si les comptes ne contiennent aucune omission ou erreur dissimulant la situation réelle (article 554 du Code des sociétés).
Les détenteurs de titres participent à l’assemblée par leur droit de poser des questions aux administrateurs et commissaires et par leur droit de vote dont ils font usage afin d’adopter ou de rejeter, selon les conditions de majorités requises, les décisions sur lesquelles ils sont amenés à se prononcer (v. chapitre sur l’exercice du droit de vote dans les AG).
Lorsque tous les points repris à l’ordre du jour sont épuisés, le Président clôture l’assemblée avec l’assentiment des participants. Si les points repris à l’ordre du jour ne sont pas épuisés, l’assemblée peut également être clôturée par un vote à majorité simple.
La prorogation de l’assemblée générale à trois semaines peut être décidée par le conseil d’administration pour toutes questions concernant l’approbation des comptes annuels (et cette question seulement, même si lors de l’assemblée qui prorogée, d’autres points, différents de ceux qui ont été débattus lors de la première assemblée, peuvent être ajoutés à l’ordre du jour). Cette prorogation a pour but de permettre aux administrateurs et actionnaires de trouver une conciliation concernant un point des comptes annuels sur lequel il y aurait désaccord. Il ne peut y avoir qu’une seule prorogation.
L’assemblée générale peut également être ajournée (à ne pas confondre avec la prorogation ci-dessus) par décision des actionnaires à la majorité plus une voix, sur proposition des actionnaires ou du conseil d’administration. L’assemblée décide de la nouvelle date ou mandate le conseil d’administration pour convoquer une nouvelle assemblée selon les modalités prévues par les statuts et/ou par le Code des sociétés.
Pierre Paulus de Châtelet
Avocat au barreau de Bruxelles - Association De Caluwé & Horsmans
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