Nomination des administrateurs et cooptation d'administrateur(s)
Nomination des administrateurs
Les administrateurs d’une S.A. sont nommés par l’assemblée générale des actionnaires ou par l’acte constitutif de la société. Il s’agit d’une compétence légale exclusive de l’assemblée générale à laquelle les statuts ne peuvent pas déroger.
Les modalités de vote ne sont pas prévues expressément par le Code des sociétés.
Les statuts peuvent donc prévoir des modalités particulières pour la présentation des candidats à l’assemblée générales (agrément préalable des candidats par le conseil d’administration, conditions professionnelles requises, etc.), pour les conditions de quorum et de vote, etc.
A défaut de stipulation, on se réfèrera aux règles ordinaires des assemblées délibérantes, ce qui inclut les conditions minimales suivantes : la convocation à l’assemblée générale et son ordre du jour doivent mentionner la question de la nomination et le vote sera fait sauf conditions de quorum particulières prévues par les statuts, à la majorité simple des voix sans tenir compte des votes blancs, nuls et abstentions.
Conformément aux règles du mandat, la nomination de l’administrateur doit être suivie de l’acceptation de son poste par ce dernier, qui peut être expresse ou tacite.
Comme expliqué ci-dessus, il est possible de modaliser les conditions de nomination des administrateurs. En effet, si on ne prévoit rien dans les statuts ou dans des conventions privées, ce sera l’actionnaire détenant plus de 50% du capital, que l’on appellera « actionnaire de contrôle », qui aura tout à dire en matière de nomination des administrateurs.
On pourra inclure dans les statuts ou conclure dans des conventions privées ce qu’on appelle une clause de représentation proportionnelle, par laquelle les actionnaires auront le droit de présenter à l’assemblée générale un ou plusieurs administrateurs en fonction de l’importance de leur participation respective dans le capital de la société, ou encore en créant différentes catégories d’actions, chacune d’elle ayant le droit de présenter à l’assemblée générale un certain nombre de candidats administrateurs. La condition de validité de ces clauses est que l’assemblée générale doit conserver le pouvoir de nommer les administrateurs. Cette règle se voit appliquer différemment en fonction des cas d’espère et des décisions jurisprudentielles.
Il est également possible de conclure un pacte de votation entre actionnaires, en vertu duquel ils s’engagent à faire usage de leur droit de vote au sein de l’assemblée générale afin de nommer tel ou tel administrateur ou de le maintenir en poste. Ces conventions sont valides à condition qu’elles soient limitées dans le temps, qu’elles soient toujours conformes à l’intérêt social et bien entendu au code des sociétés (voir le chapitre sur les pactes de votation).
La nomination des administrateurs doit être publiée au Moniteur belge, suite au dépôt au greffe du tribunal de commerce du siège social de la S.A., des formulaires d’usage complétés comme il se doit et disponibles en ligne sur le site du Moniteur belge. Cette publication rend la nomination opposable aux tiers.
Cooptation d'administrateur(s)
Un administrateur peut être nommé par le conseil d’administration (et non par l’assemblée générale, alors que cela constitue en principe une compétence exclusive) lorsqu’un mandat d’administrateur est arrivé à sa fin pour une des raisons évoquées ci-dessous, afin d’éviter que le conseil d’administration ne soit paralysé, par exemple si le conseil ne comporte plus un nombre suffisant au regard de la loi ou des statuts.
Le mandat de l’administrateur coopté prend fin à la date de la première assemblée générale qui suit sa cooptation. Si il est confirmé dans sa fonction sans autre précision, il est considéré comme terminant le mandat de l’administrateur qu’il a remplacé et sera nommé pour une durée ne pouvant excéder celle du mandat de celui-ci. Si l’assemblée ne s’est pas prononcée sur sa nomination formelle et/ou si elle n’a pas nommé de nouvel administrateur ou si il n’y a pas assez d’administrateur au sein du conseil, celui-ci devra convoquer une nouvelle assemblée générale avec ce point là de l’ordre du jour.
Pierre Paulus de Châtelet
Avocat au barreau de Bruxelles - Association De Caluwé & Horsmans
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